Conociendo cuatro aplicaciones esenciales para trabajar
Las siguientes aplicaciones traen una funcion que nos ayudan ya sea en nuestro aprendizaje, trabajo y cuando tenemos nuestros negocios, a continuacion conoceras que funcion trae cada una de ella.
Microsoft Word:
Microsoft Word es un software para Windows cuya principal función es la de procesar textos. Con una gran variedad de herramientas y funciones, este programa nos facilita la edición de textos ya sean de uso personal o textos para enviar a editorial.
A pesar de contar con diferentes versiones, las herramientas de Word se mantienen siempre presentes en el programa. Simplemente puede cambiar su ubicación dependiendo de qué versión tengamos.
Al igual que las herramientas de Power Point, las distintas utilidades se agrupan por funciones en distintas pestañas. De esta manera nos es más fácil encontrar herramientas afines entre sí.
Herramientas de Word y sus funciones
Pestaña Inicio
Aquí podemos encontrar las herramientas principales. Son las que se utilizan más a menudo y son visibles por defecto cuando se ejecuta Word.
Podemos encontrar opciones del porta papeles, las opciones básicas de fuentes y tipografía, configuraciones de párrafo, estilos de escritura, y herramientas de edición.
Portapepeles: Nos da la opción de utilizar distintos tipos de copiados, ya sea tradicional o de formato, nos permite cortar, y también utilizar el pegado o pegado especial.
Fuente: En esta sección vamos a encontrar todas las herramientas de Word cuya funciones estén relacionadas con la tipografía. Podemos seleccionar la tipografía, cambiar el tamaño, resaltarla, utilizar negritas, cursivas, etc.
Párrafo: Aquí encontramos todos los ajustes para trabajar sobre párrafos completos de texto. Ya sea alineaciones, interlineados, sangrías, orden, numeraciones, listas, etc.
Estilos: Esta sección es muy interesante ya que nos da la posibilidad de aplicar un estilo predefinido al texto seleccionado. Con lo cual se ahorra mucho tiempo de trabajo y se es más eficaz. Puedes utilizar los estilos que vienen por defecto o crear tus propios estilos.
Edición: Aquí tenemos las opciones de selección de texto, búsqueda y reemplazo.
Pestaña Insertar
En esta sección contamos con todas las opciones para insertar elementos en nuestro archivo. Word nos permite insertar nuevas páginas, tablas, ilustraciones, gráficos, hipervínculos, encabezados, pies de página, símbolos, archivos flash, y los famosos Word Art.
Páginas: En esta sección podemos insertar páginas en blanco para nuestro documento, portadas de inicio predefinidas, y saltos de página.
Tablas: Como su nombre lo indica, nos permite agregar tablas a nuestro archivo. Podrás crear una tabla desde cero, utilizar una tabla prediseñada, o incluso insertar una tabla desde el Exel.
Ilustraciones: En esta sección nos encontramos con distintas herramientas cuyas funciones de Word nos permiten agregar imágenes (prediseñadas o de archivo), formas, gráficos y esquemas llamados SmartArt.
Vínculos: Aquí podremos agregar enlaces a nuestro archivo. Pueden ser hipervínculos a otros documentos o a sitios web.
Encabezado y pie de página: Permite agregar encabezados, pies de página, y numeraciones de distinto tipo a nuestro documento.
Texto: Con esta opción podemos insertar cuadros de texto para mover libremente por la hoja, firmas, fechas, y los famosos WordArt.
Símbolo: Como su nombre lo indica, nos da la posibilidad de insertar símbolos de ecuaciones y símbolos tradicionales.
Pestaña Diseño de Página
Aquí podremos ver herramientas relacionadas con el diseño de la página del archivo. Dentro de las opciones disponibles se encuentra la posibilidad de modificar el tema de la página, modificar la configuración básica, establecer un fondo, cambiar la organización de los elementos y alterar la sangría y el espaciado.
Temas: Nos permite seleccionar un aspecto para todo nuestro documento. Puede ser predefinido o lo podemos establecer nosotros mismos.
Configuración de página: Aquí encontraremos las diferentes herramientas que nos ofrece Microsoft Word para cambiar las medidas de la página, la orientación, los márgenes, columnas, etc.
Fondo de página: Podemos elegir dejarlo en blanco o agregarle un color o imagen. Dentro de estas opciones también se encuentra la de agregar una marca de agua.
Párrafo: Aquí podemos cambiar la sangría y el espaciado de los párrafos. La diferencia con las opciones de párrafo de la pestaña Inicio, es que aquí los cambios se aplican a todo el documento.
Organizar: Nos ofrece distintas opciones como agrupar y des agrupar, alineaciones, mover imágenes hacia adelante o atrás etc.
Pestaña Referencias
En esta sección se agrupan las herramientas que nos permiten insertar distintos tipos de referencias en nuestro archivo de texto.
Como medios de referencias contamos con tablas de contenidos, notas al pie, citas, títulos, índices, etc.
Tabla de contenidos: Es lo que conocemos comúnmente como índice. Nos permite organizar los contenidos en distintos niveles.
Notas al pie: Se utilizan para hacer aclaraciones que pueden ir al final de la página o al final del documento.
Citas y bibliografía: Nos permite agregar fuentes a nuestro archivo que documenten más información sobre lo que estamos hablando.
Títulos: Como su nombre lo indica, nos deja agregar títulos a la página.
Tabla de autoridades: Permite citar autoridades que respalden el contenido del documento.
Pestaña Correspondencia Herramientas
Aquí se encuentran las herramientas de Word que están pensadas para agilizar los procesos de enviar correspondencia.
Desde algo simple como lo es crear un sobre hasta la fantástica herramienta de combinar correspondencia que nos permite crear varias copias para distintos remitentes de forma automática.
Crear sobres: Esta herramienta de Word nos da la posibilidad de darle estructura a nuestro documento para que pueda ser impreso en un sobre.
Crear etiquetas: Similar a la herramienta de crear sobres, pero enfocado a las etiquetas. Nos facilita la tarea de darle estructura al documento para este tipo de correspondencia.
Combinación de correspondencia: Esta es una fantástica opción para cuando tienes que enviar cartas o invitaciones idénticas a muchas personas pero cambiando pequeños detalles. Te permite crear un documento con campos variables -como nombre, dirección, etc- para facilitar tu tarea.
Seleccionar destinatarios: Aquí simplemente tienes que seleccionar los destinatarios de los documentos que has creado, se maneja en formato de lista.
Pestaña Revisar
En la sección Revisar encontraremos las herramientas básicas de corrección. Desde corregir la ortografía de nuestro documento, hasta encontrar sinónimos, realizar traducciones y proteger el archivo.
Ortografía y gramática: De forma automática corrige nuestro texto, buscando errores ortográficos y gramaticales.
Referencia: Sirve para agregar referencias a nuestro documento, buscando en diccionarios los significados.
Sinónimos: Con el fin de evitar una lectura repetitiva, nos da la posibilidad de reemplazar palabras por sus sinónimos.
Contar palabras: Cuenta la cantidad de palabras que están seleccionadas.
Traducir: A través del traductor de Microsoft, traduce nuestro documento al idioma seleccionado.
Pestaña Vista
En esta pestaña se ordenan las herramientas referentes a la visualización del documento. Podemos elegir que ver u ocultar en la pantalla, cambiar la vista del documento, ajustar el zoom, y establecer la configuración de ventanas.
Regla: Agrega una regla sobre el margen superior e izquierdo del documento.
Cuadrícula: Hace visible una cuadrícula a lo largo de toda la página.
Panel de navegación: Muestra y oculta el panel de navegación.
Zoom: Nos da la posibilidad de acercar o alejar el documento, para que trabajemos a la distancia que nos sea más cómoda.
Una página: Nos muestra el documento actual de a una página.
Dos páginas: Nos muestra el documento actual de a dos páginas.
Pestaña Programador
Dentro de esta pestaña se encuentran las herramientas necesarias para automatizar procesos y tareas. Requieren de un conocimiento más avanzado que el resto de las herramientas, y en función del resultado que deseemos obtener, puede que requiramos conocimientos sobre programación.
Explicación y uso de las herramientas de Word
Si aún necesitas ver las herramientas de Word y sus funciones de forma detallada, te invito a que veas el siguiente video explicativo donde se hace un repaso general por varias pestañas y podrás ver distintas herramientas aplicadas con sus resultados.
Microsoft Excel
Excel se distingue de todos los programas ofimáticos porque nos permite trabajar con datos numéricos.
A diferencia de un procesador de palabras, como Microsoft Word, en Excel los datos están organizados en columnas y filas las cuales darán forma a las celdas donde ingresaremos nuestros datos.
Con los números que almacenamos en las celdas de Excel podremos realizar cálculos aritméticos básicos y también podremos aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad, o utilizar funciones estadísticas.
De esta manera, nuestro trabajo con números se facilita en gran medida ya que Excel nos permite analizar los datos fácilmente y generar reportes con herramientas como gráficos y tablas dinámicas.
Una hoja de cálculo
Excel pertenece a la categoría de programas informáticos conocida como hojas de cálculo.
Las hojas de cálculo fueron desarrolladas en la década de 1960 para simular las hojas de trabajo contables de papel y de esa manera ayudar en la automatización del trabajo contable.
Las hojas de cálculo electrónicas han reemplazado a los sistemas de cálculo en papel, y aunque inicialmente fueron creadas para tareas contables, hoy en día son utilizadas para un sinfín de aplicaciones donde se necesita trabajar con datos tabulares.
La pantalla principal de Excel
La característica principal de Excel, tal como lo conocemos hoy en día, es que la pantalla principal muestra una matriz de dos dimensiones, es decir, está formada por columnas y filas.
Esas columnas y filas dan forma a pequeños recuadros que conocemos como celdas, donde cada una de ellas tendrá una dirección única que estará conformada por la columna y la fila a la que pertenece, es decir, la dirección será una letra (de la columna) y un número (de la fila).
Por ejemplo, la celda superior izquierda de la matriz tiene la dirección A1 porque se encuentra en la columna A y en la fila 1.
En cada una de las celdas de Excel podremos ingresar datos numéricos o alfanuméricos, pero siempre tendremos un solo valor en una celda.
Una manera de saber si Excel ha reconocido un dato como un número, o como un texto, es por la alineación que se aplica al valor dentro de la celda.
Si introducimos un dato de tipo texto, Execel lo alineará a la izquierda de la celda, mientras que los datos numéricos serán alineados a la derecha.
De esta manera podremos saber si Excel ha reconocido un valor como un dato numérico o como un dato alfanumérico.
Operaciones aritméticas
Excel nos permite realizar cálculos aritméticos con nuestros datos numéricos como la suma (+), la resta (-), la multiplicación (*) y la división (/).
La única condición es que debemos colocar el símbolo igual (=) precediendo a la fórmula de manera que Excel efectúe el cálculo correspondiente.
Podemos escribir fórmulas tan grandes como lo necesitemos y solamente debemos respetar el máximo de caracteres en una celda que es de 32,767 en las versiones más recientes de Excel.
Algo que es extremadamente útil al momento de escribir fórmulas en Excel es que podemos hacer referencia a otras celdas para incluir sus valores dentro de los cálculos.
A ese vínculo creado entre celdas lo conocemos como una referencia, por ejemplo, la siguiente fórmula hará la suma de los valores contenidos en las celdas A1 y A2:
Funciones de Excel
Aunque podemos utilizar los operadores aritméticos para realizar muchos de nuestros cálculos, también podemos utilizar las funciones de Excel las cuales son procedimientos que nos ayudan a efectuar cálculos sobre nuestros datos.
Podemos pensar en las funciones como si fueran un asistente de Excel al cual le daremos algunos datos numéricos y se encargarán de realizar los cálculos y nos entregarán el resultado correcto.
Un ejemplo es la función PROMEDIO a quien podemos indicarle una serie de valores numéricos y nos devolverá el promedio de todos ellos.
En la siguiente imagen puedes ver la función PROMEDIO con los valores 1, 3, 5 y 8 y el resultado, que es 4.25, lo observamos en la celda A1.
Las funciones de Excel están catalogadas por su funcionalidad y algunas de esas categorías son las funciones de búsqueda y referencia, las funciones lógicas, las funciones de texto, las funciones de fecha y hora, etc.
Para conocer todas las categorías de funciones disponibles en Excel puedes hacer clic sobre la pestaña Fórmulas y verás una serie de botones con los nombres de las categorías.
Al hacer clic sobre cualquiera de ellos se mostrarán las funciones que pertenecen a dicha categoría, por ejemplo, la siguiente imagen muestra algunas de las funciones de la categoría Matemáticas y trigonométricas.
Otra alternativa para conocer las categorías y sus funciones es hacer clic en el menú Funciones de este sitio Web donde encontrarás el listado completo de funciones de Excel.
Datos tabulares
Como lo he mencionado al principio, hoy en día Excel es utilizado en diversas disciplinas donde se necesiten datos tabulares.
Afortunadamente, la gran cantidad de celdas que tenemos disponibles en Excel nos facilitarán la organización de los datos tabulares.
Excel nos ofrece una buena cantidad de herramientas para dar formato a nuestros datos, ya sea creando una tabla de Excel, o que apliquemos un formato condicional o simplemente apliquemos algún estilo de celda.
Excel es una herramienta ampliamente utilizada para trabajar con datos tabulares ya que podremos ordenarlos, filtrarlos, hacer una búsqueda sobre ellos, o utilizar herramientas avanzadas para analizar dicha información.
Gráficos en Excel
Una de las razones por las que Excel es una de las aplicaciones más populares alrededor del mundo es por su capacidad de crear gráficos basados en datos.
El hecho de tener una herramienta visual facilita mucho la compresión e interpretación de la información por lo que millones de usuarios de la aplicación generan sus propios reportes en Excel.
Aprender a crear gráficos de Excel es un tema aparte, pero puedes tener una idea de los diferentes gráficos disponibles al hacer clic en la pestaña Insertar y de inmediato verás un grupo de comandos identificado con el nombre Gráficos donde podrás encontrar todos los tipos de gráficos disponibles en Excel.
Nombres y versiones de Excel
Los más común en la literatura y en los tutoriales en línea es referirnos a la hoja de cálculo de Microsoft con el nombre de “Excel”.
Algunos otros lo llaman “Microsoft Excel” y también como “Office Excel” por ser parte de la suite de Office.
También encontrarás que es común hacer referencia a la hoja de cálculo por su versión, por ejemplo: “Excel 2013”, “Excel 2016”, “Excel 2019”, etc.
Cuando trabajamos con Excel es muy importante conocer el número de versión que tenemos ya que hay funcionalidad de las versiones recientes que no existirá en las versiones previas.
Si quieres saber más sobre las diferentes versiones de Excel, puedes consultar el artículo: Versiones de Excel.
Porqué aprender a usar Excel
La gran cantidad de herramientas y comandos disponibles en Excel podría intimidar a cualquier usuario que sea nuevo en el uso de la aplicación, pero la realidad es que hoy en día Excel es una de las aplicaciones más utilizadas en el ámbito laboral lo cual hace indispensable el aprender a usarla.
Excel ha dejado de ser una aplicación para contadores y financieros y se ha convertido en una herramienta de tratamiento de datos que trasciende mucho más a la contabilidad ya que facilita la extracción y manipulación de datos, así como la creación de reportes.
Por esta razón es que es casi inevitable que, sin importar la profesión a la que te dediques, será muy probable que en algún momento tendrás la necesidad de utilizar Excel.
Puedes comprobarlo por ti mismo y buscar en las bolsas de trabajo online y verás que el dominio de Excel es una de las habilidades más solicitadas.
Así que, ahora que ya sabes qué es Excel, no esperes más y decide aprender a utilizar esta fabulosa herramienta.
PowerPoint
Microsoft Power Point es un potente software de presentación desarrollado por Microsoft. Es probablemente la herramienta más popular a la hora de hacer presentaciones, por lo que es usado en todo el mundo, por empresas grandes y pequeñas.
Microsoft Power Point es un componente estándar del software de la suite Microsoft Office de la empresa y se incluye junto con Word, Excel y otras herramientas de productividad de Office, lo que ha ayudado a su popularidad.
En Microsoft Power Point se presentan diapositivas para transmitir información con elementos en multimedia. Este programa se utiliza para crear presentaciones comerciales complejas, esquemas educativos simples y mucho más.
Las funciones de Microsoft Power Point
Microsoft Power Point permite a los usuarios crear presentaciones ricas con opciones multimedia y constituidas por una serie de diapositivas. Dado que está completamente integrado con las otras herramientas de la suite de Microsoft Office, se puede importar contenido creado con Excel o Word a PowerPoint, así como otros medios como imágenes, audio y videoclips.
Además, presenta una serie de plantillas para proporcionar al usuario diseños predefinidos para diferentes propósitos.
Durante una presentación de Microsoft PowerPoint, el presentador tiene la libertad de definir el ritmo controlando el flujo de las dispositivas manualmente o haciendo que se cambie a intervalos preestablecidos.
Microsoft Power Point experimentó un cambio muy significativo en Power Point 97, cuando agregó efectos de transición predefinidos y permitió al usuario programarlos apropiadamente para que las diapositivas pasaran automáticamente. Esto le permite al presentador seguir una progresión predefinida y continuar con la presentación sin detenerse para cambiar o leer las diapositivas.
En versiones anteriores, las presentaciones se guardaban solo como formato .pptx estándar. Sin embargo, las versiones más recientes de 2013 y 2016 permiten a los usuarios guardar presentaciones en diferentes formatos, como imágenes (JPEG, GIF, PNG, etc.), videos (WMV o MPEG-4) o texto (PDF).
Microsft 0utlool
Microsoft Outlook es un programa informático gestor de correo electrónico desarrollado por Microsoft, disponible como parte de la suite Microsoft Office. Puede ser utilizado como aplicación independiente para trabajar día y noche o con Microsoft Exchange Server para dar servicios a múltiples usuarios dentro de una organización tales como buzones compartidos, calendarios comunes, etc.
Microsoft Outlook es una aplicación de gestión de correo, así como agenda personal, que nos permite la comunicación con miles de personas en todo el mundo a través de mensajes electrónicos.
Administrar varias cuentas de correo electrónico desde un único lugar. Puede administrar fácilmente los mensajes de correo electrónico de varios buzones. Sincronice varias cuentas de correo electrónico de servicios como Hotmail, Gmail o de prácticamente cualquier otro proveedor con Outlook 2010.
Administrar fácilmente grandes volúmenes de correo electrónico y Personalizar tareas comunes en comandos de un solo clic.
Búsquedas para encontrar fácilmente lo que requiere.
Crear mensajes de correo electrónico que llamen la atención. Por medio de las herramientas de office.
¿Cuáles son las ventajas de Outlook?
1. Unifique sus cuentas de correo electrónico
Si en su empresa, sus equipos tienen múltiples cuentas de correo electrónico personales o corporativas alojadas en Outlook, Yahoo y Gmail, con Microsoft Outlook puede unificarlas en una sola bandeja de entrada, para evitar muchas ventanas o aplicaciones abiertas en los dispositivos.
2. Mejore el control de reuniones y conversaciones
Los colaboradores pueden mejorar su disponibilidad al programar reuniones y sesiones de trabajo. Estas funcionalidades le ayudarán a ahorrar tiempo intentando contactar al resto de su equipo. Los canales de comunicación de Outlook como: audios, videos y chats de grupo le servirán de soporte cuando requiera el respaldo de sus proyectos.
3. Programe conversaciones importantes
Aquí vale la pena mencionar el hilo de conversaciones imprescindibles para las historias de equipo. Con Outlook, sus colaboradores pueden programar cuándo desean ver mensajes claves, así, no se dejan de lado las conversaciones decisivas para su empresa.
4. Envíe documentos de forma sencilla
Outlook facilita el anexo de documentos. Sus equipos podrán enviar documentos de manera rápida y sin tener que abrir tantas carpetas, ya que la herramienta registra cuáles son los archivos que se han elaborado recientemente. También se sincroniza fácilmente con OneDrive, la plataforma de almacenamiento de Microsoft, y las demás que existen, tales como, Drive y Dropbox.
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